Datenschutzerklärung

Willkommen bei Bestflow!

Der Schutz Ihrer Daten und Ihre Privatsphäre sind uns ein zentrales Anliegen. Wir möchten, dass Sie sich darauf verlassen können, dass wir Ihre Daten verantwortungsvoll, transparent und in strikter Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen behandeln – einschließlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), der UK-DSGVO sowie den britischen Privacy and Electronic Communications Regulations (PECR), wenn Sie unsere Website besuchen, unsere Dienste nutzen oder mit unserem Team interagieren.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten niemals an Dritte verkaufen, vermieten oder mit diesen handeln. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Informationen wir erheben, wie wir diese erheben und sichern, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt und welche Rechte Ihnen in Bezug auf Ihre Daten zustehen.

1. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur dann, wenn eine gültige Rechtsgrundlage gemäß Artikel 6 der DSGVO und der UK-DSGVO vorliegt:

• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wir verarbeiten geschäftliche Kontaktdaten in begrenztem Umfang für die Business-to-Business-Kommunikation (B2B) und die direkte Ansprache von Fach- und Führungskräften, die von unseren Google Workspace-Entwicklungs- und Automatisierungsdiensten profitieren können. Wir führen Interessensabwägungen (Legitimate Interest Assessments, LIAs) durch, um sicherzustellen, dass unsere geschäftlichen Interessen Ihre Datenschutzrechte nicht überwiegen.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wenn Sie uns Informationen freiwillig über ein Kontaktformular übermitteln, einen Kommentar hinterlassen oder dem Erhalt von Mitteilungen ausdrücklich zustimmen.
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um angeforderte Dienstleistungen zu erbringen, Konten zu verwalten oder Vereinbarungen mit unseren Kunden und Partnern zu erfüllen.

2. Erhobene Daten und Art der Datenerhebung

A. Daten, die Sie uns direkt bereitstellen

Wir erheben Daten, die Sie aktiv mit uns teilen, wenn Sie:

• Ein Kontakt- oder Anfrageformular auf unserer Website ausfüllen.
• Über unsere Terminbuchungs-Webapp ein Erstgespräch (Discovery Call) oder eine Beratung buchen bzw. vereinbaren.
• Einen Kommentar zu unseren Beiträgen oder Artikeln hinterlassen.
• Kunde oder Partner von Bestflow werden.

Diese Daten umfassen in der Regel Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihren Firmennamen, Ihre Telefonnummer sowie alle weiteren Informationen, die Sie in Ihrer Anfrage angeben.

B. B2B-Prospecting und Daten für die direkte Kontaktaufnahme

Um relevanten Unternehmen unsere Google Workspace-Automatisierungslösungen vorzustellen, verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten in begrenztem Umfang.

• Quelle der B2B-Daten: Sofern wir Ihre Kontaktdaten nicht direkt von Ihnen erhalten haben, stammen Ihre geschäftlichen Kontaktdaten aus öffentlich zugänglichen Online-Quellen (wie öffentlichen Domain-Registern, Unternehmens-Websites oder beruflichen Netzwerken wie LinkedIn), kombiniert mit algorithmisch abgeleiteten und technisch validierten Daten unter Verwendung standardmäßiger Domain-Metriken und eigener Verifizierungsmethoden.
• Kategorien verarbeiteter Daten: Vollständiger Name, Berufsbezeichnung/Rolle, Firmenname, geschäftliche Domain, geschäftliche E-Mail-Adresse sowie Indikatoren für die im Unternehmen genutzten Technologien (z. B. die Nutzung von Google Workspace).

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für eindeutige, legitime geschäftliche Zwecke:

• Beantwortung Ihrer Anfragen, Support-Anfragen und Nachrichten.
• Organisation, Vorbereitung und Durchführung von Ihnen angeforderter Erstgespräche (Discovery Calls) und technischer Beratungen.
• Erbringung unserer Entwicklungs-, Integrations- und Automatisierungsdienstleistungen für Kunden.
• Durchführung zielgerichteter, relevanter B2B-Direktkommunikation, um Entscheidungsträgern in Unternehmen unsere Dienstleistungen vorzustellen.
• Erfüllung von Kundenverträgen, buchhalterischen Pflichten und Systemadministrationsanforderungen.

Wir verwenden keine automatisierten Entscheidungsfindungen oder Profiling-Tools, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten. Zudem fügen wir Kontakte aus der direkten Ansprache nicht öffentlichen Marketing-Newslettern oder E-Mail-Verteilern Dritter hinzu.

4. Direktmarketing und Ihr Widerspruchsrecht (Opt-Out)

Wenn Sie von uns eine direkte B2B-Nachricht bezüglich Google Workspace-Automatisierungsdiensten erhalten, haben Sie das uneingeschränkte Recht, dieser jederzeit zu widersprechen (Opt-Out).

• Einfaches Opt-Out: Sie können der Verarbeitung sofort widersprechen, indem Sie auf eine unserer E-Mails mit „STOP“ antworten, auf einen eventuell vorhandenen Abmeldelink klicken oder uns direkt kontaktieren.
• Unverzügliche Bearbeitung: Nach Eingang Ihres Widerspruchs wird Ihre E-Mail-Adresse dauerhaft in eine interne Sperrliste (Suppression List) aufgenommen, um sicherzustellen, dass Sie zukünftig nicht mehr kontaktiert werden.

5. Cookies und Web-Tracking

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch einer Website auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert werden.

Bei Bestflow verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für das ordnungsgemäße Funktionieren unserer Website unbedingt erforderlich sind.

• Wir verwenden keine Werbe-, Remarketing- oder Verhaltens-Tracking-Cookies von Drittanbietern.
• Das Aufrufen unserer Website ohne Anmeldung setzt in der Regel keine nicht-essenziellen Cookies.
• Da essenzielle Cookies für die Website-Navigation und -Sicherheit zwingend erforderlich sind, können diese nicht einzeln über unsere Website deaktiviert werden; Sie können die Cookie-Einstellungen jedoch in Ihrem Browser verwalten.

6. Eingebettete Inhalte von anderen Websites

Beiträge oder Artikel auf unserer Website können gelegentlich eingebettete Inhalte enthalten (z. B. Videos, Bilder oder Artikel von Plattformen wie YouTube). Eingebettete Inhalte von anderen Websites verhalten sich exakt so, als ob Sie die andere Website direkt besuchen würden.

Diese Websites von Drittanbietern können Daten über Sie erheben, eigene Cookies nutzen, zusätzliches Tracking von Drittanbietern einbetten und Ihre Interaktion mit diesen eingebetteten Inhalten überwachen – insbesondere dann, wenn Sie ein Konto bei dieser externen Website haben und dort eingeloggt sind.

7. Daten-Hosting, Infrastruktur und Datensicherheit

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer geschäftlichen und personenbezogenen Daten extrem ernst.

Sichere Cloud-Infrastruktur

• Google Cloud SQL: Unsere operativen Datenbanken, die B2B-Kontakt- und Servicedaten enthalten, werden auf sicheren Google Cloud SQL-Servern innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR, Region: europe-west4, Frankfurt) gehostet.
• Google Workspace-Umgebung: Unsere tägliche Kommunikation und die Kundenverwaltung erfolgen innerhalb der hochgeschützten Google Workspace-Infrastruktur. Wir profitieren dabei von Sicherheitsstandards auf Unternehmensniveau, digitalen Signaturen und SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen.

Zugriffskontrolle & Sicherheit von Zugangsdaten

• In-House-Verarbeitung: Die Aufbereitung von Leads, die Datenverifizierung und die Kommunikation werden ausschließlich intern durchgeführt. Wir verkaufen, teilen oder vermieten personenbezogene Daten nicht an externe Datenhändler oder Marketingagenturen.
• Subunternehmer-Protokolle: Sollte die Weitergabe von Kontaktdaten an einen Subunternehmer zur Erfüllung einer spezifischen Kundendienstleistung erforderlich sein, holen wir stets vorher Ihre ausdrückliche Zustimmung ein.
• Passwort-Manager: Beim Zugriff auf Systeme von Kunden oder Partnern nutzen wir ausschließlich sichere Passwort-Manager-Tools, um auf Konten zuzugreifen, ohne Klartext-Passwörter zu speichern oder offenzulegen.

8. Auftragsverarbeiter und Dienstleister

Für den Betrieb unseres Unternehmens nutzen wir zuverlässige Infrastrukturanbieter als Auftragsverarbeiter, die an DSGVO-konforme Vereinbarungen gebunden sind:

9. Speicherdauer

• Outreach-Daten: Geschäftliche Kontaktdaten, die zum Zweck der Kontaktaufnahme erhoben wurden, werden bis zu 12 Monate ab der ersten Verifizierung oder letzten Interaktion gespeichert. Erfolgt innerhalb dieses Zeitraums keine Interaktion, wird der Datensatz gelöscht.
• Sperrlisten-Daten (Suppression Data): Wenn Sie der Kommunikation widersprechen, wird ein minimaler Datensatz Ihrer E-Mail-Adresse dauerhaft auf unserer Sperrliste geführt, um eine zukünftige Kontaktaufnahme auszuschließen.
• Kundendaten: Kundendaten und Transaktionshistorien werden für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

10. Ihre Datenschutzrechte

Unter der EU-DSGVO und der UK-DSGVO haben Sie die volle Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten und können folgende Rechte ausüben:

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können eine Bestätigung und Kopie der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten sowie Informationen zu deren Herkunft verlangen.
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
4. Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung oder auf Grundlage eines berechtigten Interesses Widerspruch einlegen.
5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten vorübergehend einschränken.
6. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass Sie die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte über unser Kontaktformular. Wir werden berechtigte Anträge innerhalb von 30 Tagen kostenfrei beantworten und umsetzen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren – beispielsweise bei der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) in Deutschland, der Österreichischen Datenschutzbehörde (DSB), der NAIH in Ungarn oder dem Information Commissioner’s Office (ICO) im Vereinigten Königreich.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um betriebliche, rechtliche oder regulatorische Änderungen zu berücksichtigen. Wenn Änderungen vorgenommen werden, aktualisieren wir das Datum „Zuletzt aktualisiert“ am Ende dieses Dokuments. Bei wesentlichen Überarbeitungen, die Ihre Datenschutzrechte betreffen, werden wir Sie durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Website oder per E-Mail informieren.

12. Kontaktaufnahme

Wenn Sie Fragen, Bedenken oder Anträge zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenverarbeitungspraktiken haben, wenden Sie sich bitte an uns:

• Kontaktformular: https://bestflow.io/contact/

Zuletzt aktualisiert: 10. August 2026